행사 예산 1인 배분 계산기 사용 안내
계산 과정
기본 입력값으로 계산하면 1인당 사용 가능 예산은(는) 35,000원입니다. 항목별 내역은 위 표에서 확인할 수 있습니다.
결과가 실제와 달라지는 경우
- 예상 80명 중 실제 참석이 72명이면 1인당 실제 지출 여지는 계산값보다 커지지만, 케이터링을 80명으로 확정 주문했다면 남은 8명분은 절약되지 않습니다. 참석자 입력은 예약 변경 마감 시점의 보장 인원과 맞추는 편이 안전합니다.
- 예비비 8%는 법정 기준이 아니라 주최자가 정한 안전판입니다. 계약서에 취소료 20%, 초과 사용료 30분 단위 같은 조건이 있으면 그 최대 노출액이 예비비보다 큰지 별도로 대조해야 합니다.
- 대관료에 부가가치세 10%나 청소비가 별도인데 세전 견적만 고정비에 넣으면 배분 가능액이 과대 표시됩니다. 실제 결제 예정액 기준으로 고정비를 합산해야 합니다.
- 협찬금 100만원이 확정 전인데 총예산에 포함하면 협찬이 취소될 때 1인당 예산이 80명 기준 1만2500원 줄어듭니다. 입금이 확정된 재원과 조건부 재원을 구분하십시오.
- 참가비 수입을 예산으로 쓰는 경우 미납자와 환불자를 빼야 합니다. 신청 100명, 납부 90명이라면 100명분 참가비를 총예산으로 잡는 순간 10명분이 허수 재원이 됩니다.
알아두면 좋은 기준
- 총예산 500만원, 고정비 180만원, 예비비 8%이면 예비비는 40만원이고 배분 가능액은 280만원입니다. 참석자 80명에게 나누면 식음·물품 등에 쓸 수 있는 한도는 1인당 3만5000원입니다.
- 고정비는 참석자 수가 줄어도 그대로 남으므로 소규모 행사일수록 1인당 부담을 크게 올립니다. 같은 180만원 고정비도 80명일 때 2만2500원, 40명일 때 4만5000원 몫입니다.
- 예산표에서는 견적액과 결제액을 섞지 않는 것이 중요합니다. 견적 50만원이 계약금 20만원과 잔금 30만원으로 나뉘어도 총비용은 50만원이며 계약금까지 별도 비용으로 더하면 이중 계산입니다.
- 계산 결과는 변동비 상한이지 반드시 모두 써야 하는 목표가 아닙니다. 식사 2만5000원과 답례품 7000원을 배정했다면 3만5000원 한도에서 3000원이 남아 현장 추가비에 대응할 수 있습니다.
자주 묻는 질문
참가비를 받는 행사는 총예산을 어떻게 넣나요?
확정된 지원금에 실제 납부된 참가비를 더하고, 환불 예정액은 빼서 넣으세요. 참가비 5만원을 80명이 냈더라도 5명이 전액 환불 대상이면 수입은 400만원이 아니라 375만원으로 잡아야 합니다.
예비비와 고정비에 같은 취소 수수료가 들어가도 되나요?
안 됩니다. 이미 확정된 취소 수수료를 고정비에 넣었다면 예비비에는 다시 더하지 마세요. 예비비는 아직 발생하지 않았지만 가능성이 있는 추가 비용을 흡수하는 몫으로 두어야 합계가 중복되지 않습니다.
결과가 음수로 나오면 인원수를 늘리면 해결되나요?
아닙니다. 배분 가능액 자체가 음수라는 뜻이라 인원수로 나누기 전부터 예산이 부족합니다. 총예산을 늘리거나 고정비를 낮추거나 예비비율을 조정한 뒤 0원 이상인지 먼저 확인해야 합니다.